Secr.   Dhr. R.G.H.M.H. Leenders
           Verzetsstraat 4
           7396 CG Terwolde
           (T)  0571-292288
           (E)  Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
           (F)  084-7411712

 logo Terwolde 3 1
 Kenmerk:       AVG verantwoording    Datum: februari 2018 

                                        

1.  Welke gegevens van personen worden vastgelegd?

Het lidmaatschap van de Vereniging Dorpsbelangen Terwolde is per adres (dus voor hele gezin).

Wij vragen (nieuwe) leden om de volgende gegevens in te vullen:

  • Achternaam (*)
  • Voornaam (of voorletter) (*)
  • Adres (*)
  • Telefoonnummer
  • Bankrekeningnummer (*)
  • Mailadres

(*) = verplicht veld.

2.  Welk doel heeft het opslaan van deze gegevens?

We gebruiken de verplicht gestelde gegevens voor twee doelen:

  • Jaarlijkse toezending van notulen en uitnodiging voor de algemene ledenvergadering;
  • Connectie maken met bank voor jaarlijkse contributieheffing.

We gebruiken de niet-verplicht gestelde gegevens om leden snel te kunnen bereiken (vragen, reacties, opmerkingen, terugkoppelingen) via telefoon of email.

3.  Hoe lang worden de gegevens bewaard?

We bewaren deze gegevens totdat het lid (gezin) meldt dat ze geen lid meer willen zijn. Dan worden de gegevens verwijderd.

4.  Muteren van gegevens:

Onze leden geven zelf wijzigingen door (verhuizing; overlijden; wijziging bankrekening). Deze wijzigingen worden dan in ons bestand bijgewerkt. Dit gebeurt meestal via email.

Onder wijzigingen vallen ook opzeggingen of afmeldingen. De gegevens worden dan fysiek verwijderd uit de bestanden.

5.  Waar worden de gegevens bewaard?

Onze ledenlijsten worden bewaard bij de penningmeester op een met een wachtwoord beveiligde laptop. Hij beheert de gegevens (verzorgt wijzigingen); print de jaarlijkse etiketten voor de ALV en borgt de koppeling met de bank t.b.v. contributie-inning.

6.  Wie heeft toegang tot de gegevens?

Alleen de penningmeester heeft toegang tot de actuele gegevens.

7.  Uitlevering van gegevens:

De gegevens van onze leden worden aan niemand verstrekt.

8.  Persoonsgegevens op de website:

Alleen de persoonsgegevens van de bestuursleden staan op de website vermeld (naam, voornaam, adres, telefoon, functie, mailadres), zodat bezoekers van de website altijd contact kunnen leggen met een van de bestuursleden. De bestuursleden hebben hiervoor allemaal toestemming gegeven.

9.  Nieuw per 1 mei 2018:

Ingaande 1 mei 2018 zijn nieuwe inschrijfformulieren gemaakt waarop duidelijk is aangegeven dat de nieuwe leden toestemming geven voor de opslag en het gebruik van deze gegevens. Ook is per die datum een stuk tekst op de website gemaakt, waarin de inhoud van dit document  staat opgenomen. Het inschrijfformulier op de website zal aangepast worden, zodanig dat er een duidelijke melding met verwijzing naar deze AVG-documentatie komt. Ook zal de aanmelder het formulier niet meer digitaal kunnen insturen, maar moet hij/zij het ingevulde formulier printen. Op het geprinte formulier moet de aanmelder dan met een handtekening aangeven dat hij/zij akkoord is met de ingevulde gegevens en akkoord is met registratie van deze gegevens in onze ledenadministratie.

Kamer van Koophandel: 40103147
Bank: NL84RABO0347606288
Privacy versie 1.1 (15 april 2018)
© 2018 Dorpsbelangen Terwolde. All Rights Reserved.